Kebijakan Privasi

2. Apa yang kami kumpulkan, dan kapan

Ada dua tahap, dan tahap kedua baru dimulai kalau Anda meminta kami bertindak untuk Anda.

• Saat Anda bertanya. Nama, nomor WhatsApp, email, layanan yang Anda pilih, dan apa pun yang Anda tulis di kotak keterangan. Ditambah — sebagai catatan persetujuan yang Anda berikan lewat kotak centang — waktu Anda memberikannya dan data permintaan yang menyertainya. Tidak lebih dari itu: kami tidak meminta dokumen hanya untuk menjawab pertanyaan.
• Saat Anda menunjuk kami. Dokumen yang memang dibutuhkan permohonannya. Untuk visa ke luar negeri: halaman biodata paspor, foto, rekening koran, surat keterangan kerja atau bukti usaha, bukti pemesanan, dan rencana perjalanan. Untuk sponsor izin tinggal: KTP dan Kartu Keluarga Anda, buku nikah atau akta kelahiran, surat pernyataan sponsor, dan dokumen PT beserta RPTKA kalau sponsornya perusahaan. Daftar tepatnya ditentukan oleh jalur yang Anda ajukan, dan kami sampaikan sebelum Anda mengirim apa pun.
• Otomatis, saat Anda memakai situs ini. Log permintaan server standar (alamat IP, browser, halaman yang diminta), pilihan bahasa dan layanan yang Anda buat supaya halamannya bisa menjawab Anda, dan parameter kampanye di tautan yang membawa Anda ke sini supaya kami tahu iklan atau artikel mana yang bekerja.

Mohon jangan kirim dokumen identitas lewat email, atau di pesan pertama sebelum kami memintanya. Kalau ada dokumen yang sampai ke kami padahal tidak dibutuhkan, kami hapus, bukan kami simpan.

3. Dasar kami boleh menyimpannya

UU No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi ("UU PDP") mewajibkan ada dasar yang sah untuk setiap tujuan pemrosesan. Dasar kami:

• Persetujuan Anda — untuk pertanyaan awalnya. Anda berikan lewat kotak centang di formulir, dan bisa dicabut kapan saja, yang membuat kami berhenti menghubungi Anda.
• Pelaksanaan perjanjian dengan Anda — untuk menilai, menyusun, mengajukan, dan memantau permohonan yang Anda tugaskan, serta menagihnya.
• Kepatuhan pada kewajiban hukum — untuk apa yang wajib kami serahkan, simpan, dan bisa kami tunjukkan menurut ketentuan keimigrasian, ketenagakerjaan, dan perpajakan Indonesia.
• Kepentingan sah kami — untuk menjaga keamanan situs, menyimpan catatan apa yang kami sarankan dan kapan, dan memahami halaman mana yang benar-benar menjawab pertanyaan orang.

4. Formulir dan WhatsApp, secara spesifik

Formulir di halaman /id mengirim datanya ke kami. Kami catat pertanyaan Anda — kolom yang Anda isi, halaman tempat Anda mengirimnya, parameter kampanye di tautan yang Anda pakai, serta fakta dan waktu persetujuan Anda — lalu kami arahkan Anda ke WhatsApp dengan pesannya sudah tersusun, dan Anda yang menekan kirim.

Jadi ada dua salinan, dan Anda perlu tahu keduanya. Salinan kami ada di sistem kami sendiri dan tunduk pada seluruh isi kebijakan ini. Salinan yang Anda kirim melewati WhatsApp — layanan Meta, dengan ketentuan privasinya sendiri dan server di luar Indonesia.

Ada satu akibat yang menguntungkan Anda: kalau Anda lebih memilih tidak lewat WhatsApp, tutup saja tanpa menekan kirim. Pertanyaan Anda sudah ada di kami, dan kami balas lewat email.

Jangan pernah mengirim scan paspor atau dokumen identitas lewat WhatsApp, siapa pun yang meminta. Setelah kami resmi menangani kasus Anda, dokumen masuk lewat kanal yang kami kendalikan sendiri.

5. Data orang lain yang Anda kirimkan

Kalau Anda menjadi sponsor, sebagian besar dokumen yang Anda kirim ke kami bukan milik Anda — itu paspor pasangan Anda, kontrak kerja karyawan Anda, atau akta kelahiran anak Anda. Ini perlu dijelaskan tersendiri karena posisinya berbeda dari data Anda sendiri.

Dengan mengirimkannya, Anda menyatakan bahwa orang tersebut tahu dan setuju datanya diproses untuk permohonan ini — atau, untuk anak di bawah umur, bahwa Anda orang tua atau walinya. Kami tidak punya cara memverifikasi itu, jadi kami mengandalkan pernyataan Anda.

Data itu kami perlakukan dengan aturan yang sama seperti data Anda: penyimpanan privat, akses per peran, setiap pembukaan dokumen tercatat, dan jadwal penghapusan yang sama. Orang yang datanya kami pegang punya hak yang sama dengan Anda dan bisa menghubungi kami langsung.

Kalau hubungan Anda dengan orang itu berakhir dan Anda tidak lagi menjadi sponsornya, hak atas datanya tetap miliknya, bukan milik Anda. Kami tidak akan menyerahkan dokumennya kepada Anda atas dasar Anda pernah membayar biaya jasanya.

6. Siapa lagi yang melihatnya

Kami hanya membagikan seminimal yang diperlukan, kepada penerima berikut dan tidak kepada pihak lain:

• Instansi Indonesia. Direktorat Jenderal Imigrasi, dan bila jalurnya mengharuskan, Kementerian Ketenagakerjaan, BKPM, atau Dukcapil. Ini justru inti dari sebuah permohonan dan tidak bisa dikecualikan.
• Kedutaan atau konsulat negara tujuan. Untuk visa ke luar negeri. Lihat pasal berikutnya — ini berbeda dari yang lain.
• Pihak lain dalam kasus yang sama. Kalau Anda perorangan dan yang mensponsori Anda adalah sebuah PT, atau sebaliknya, pihak itu melihat status permohonan yang mereka sponsori dan dokumen yang secara hukum wajib mereka pegang. Mereka tidak melihat dokumen yang bukan urusan mereka.
• Penyedia layanan, dengan kontrak. Penyedia hosting, penyedia email, dan pemroses pembayaran kami, masing-masing hanya sebatas yang diperlukan untuk bagiannya. Mereka tidak boleh memakai data Anda untuk hal lain.
• Penerjemah tersumpah, kurir, dan penyedia medical check-up, sebatas dokumen yang memang harus mereka tangani.

Kami tidak menjual data pribadi Anda, tidak menyewakan daftar kontak kami, dan tidak meneruskan data Anda ke agen lain.

7. Berkas yang dikirim ke kedutaan asing

Untuk visa ke luar negeri, berkas Anda — termasuk paspor fisiknya, untuk kedutaan yang masih memintanya — diserahkan ke kedutaan atau konsulat negara tujuan. Itu berarti data Anda keluar dari Indonesia, ke pihak yang tidak bisa kami ikat dengan kontrak dan tidak tunduk pada UU PDP.

Kami sebutkan ini terang-terangan karena tidak ada cara lain: kedutaan menentukan sendiri apa yang mereka minta, berapa lama mereka menyimpannya, dan apa yang mereka lakukan dengan itu. Yang bisa kami lakukan adalah tidak mengirim lebih dari yang diminta, dan memberi tahu Anda daftarnya sebelum berkas berangkat.

Paspor fisik dikirim dengan kurir bernomor resi dan Anda mendapat tanda terimanya. Kalau Anda tidak ingin paspornya keluar dari tangan Anda, sebagian kedutaan sudah sepenuhnya online — tanyakan dulu sebelum memutuskan negara tujuan kalau ini penting bagi Anda.

8. Di mana disimpan, dan bagaimana dilindungi

Dokumen identitas disimpan di penyimpanan privat yang tidak bisa dijangkau lewat URL publik. Dokumen hanya disajikan ke staf yang berwenang melalui pengendali yang memeriksa izinnya lebih dulu, dan setiap pembukaannya dicatat di log audit beserta akun, waktu, dan alamat yang membukanya. Kolom sensitif dan jalur berkas dienkripsi saat tersimpan.

Akses ditentukan oleh peran, bukan oleh jabatan: tidak semua orang yang menangani kasus Anda bisa membuka scan paspor, dan yang tidak boleh, memang tidak bisa. Akun staf wajib memakai autentikasi dua faktor.

Sistem utama kami dihosting di Indonesia atau Singapura. Untuk penyedia layanan yang memproses data di luar Indonesia — WhatsApp, dan penyedia email kami — kami bersandar pada komitmen kontraktual mereka dan pada perlindungan yang diwajibkan UU PDP untuk transfer lintas negara.

9. Berapa lama kami menyimpannya

Tidak selamanya, dan tidak "untuk jaga-jaga".

• Pertanyaan yang tidak pernah jadi kasus — dua belas bulan sejak pesan terakhir Anda, lalu dihapus.
• Dokumen identitas — dihapus setelah permohonannya diputuskan dan diserahkan serta masa untuk pengajuan ulang berakhir, kecuali ada ketentuan hukum yang mewajibkan kami menyimpan catatan tertentu lebih lama.
• Catatan kasus dan invoice — disimpan selama jangka waktu yang diwajibkan ketentuan perpajakan dan perseroan Indonesia, saat ini sepuluh tahun untuk dokumen pembukuan.
• Log audit — disimpan selama catatan yang dijelaskannya masih ada, karena log yang lebih pendek umurnya dari subjeknya tidak bisa menjawab pertanyaan siapa membuka apa.

Penghapusan dijalankan oleh proses terjadwal yang benar-benar menghapus berkasnya dan mencatat penghapusannya — bukan oleh seseorang yang harus ingat. Kalau Anda ingin dokumen Anda dihapus lebih cepat dari jadwal, minta saja: kami lakukan kecuali ada kewajiban hukum yang menghalangi, dan kalau ada, kami sebutkan yang mana.

10. Hak Anda

Menurut UU PDP, Anda bisa meminta kami untuk:

• memberi tahu apa yang kami pegang tentang Anda, dan memberikan salinannya;
• memperbaiki yang salah atau sudah tidak berlaku;
• menghapus yang kami pegang, sepanjang tidak ada kewajiban hukum yang mewajibkan kami menyimpannya;
• menghentikan pemrosesannya, atau menghentikan pemakaiannya untuk tujuan tertentu;
• mencabut persetujuan yang sebelumnya Anda berikan, yang kami jalankan seketika ke depan;
• mengirimkan data Anda dalam format yang bisa dipindahkan, atau mengirimkannya ke pihak lain.

Kirim ke halo@orpvisa.com. Kami jawab dalam empat belas hari dan tidak memungut biaya. Kalau Anda tidak puas dengan jawaban kami, Anda bisa mengadu ke lembaga pelindungan data pribadi, dan tidak ada satu pun bagian kebijakan ini yang menghapus hak itu.

11. Cookie dan pengukuran

Situs ini memasang sangat sedikit, dan tidak ada yang mengikuti Anda ke tempat lain.

• Cookie sesi, supaya formulir yang sedang Anda isi tidak kehilangan isinya. Mutlak diperlukan; hilang saat browser ditutup.
• Cookie preferensi kalau Anda menutup banner yang menawarkan halaman untuk bahasa atau kewarganegaraan Anda, supaya tidak ditawarkan lagi.

Hari ini tidak ada cookie iklan, tidak ada skrip analitik pihak ketiga, dan tidak ada pixel pelacak di situs ini. Kalau itu berubah, pasal ini berubah lebih dulu sebelum skripnya dipasang — dan kalau yang baru perlu persetujuan, Anda akan ditanya, bukan diberi tahu.

12. Anak-anak

Layanan kami untuk orang dewasa. Kami memang memproses data anak ketika seorang anak menjadi tanggungan dalam permohonan keluarga — KITAS penyatuan keluarga dengan anak, misalnya — dan dalam hal itu datanya datang dari orang tua atau wali yang mengajukan, dengan persetujuannya, dan tunduk pada aturan yang sama seperti seluruh isi kebijakan ini.

13. Kalau terjadi kebocoran

Kalau data pribadi yang kami pegang bocor atau hilang, kami beri tahu pihak yang terdampak dan lembaga yang berwenang dalam jangka waktu yang diwajibkan UU PDP, dan kami sampaikan apa yang terjadi, apa yang terdampak, dan apa yang kami lakukan. Kami lebih memilih memberi tahu Anda soal masalah daripada Anda menemukannya sendiri.

14. Perubahan kebijakan ini

Kalau kami mengubah kebijakan ini, tanggal di bagian atas halaman kami perbarui. Untuk perubahan yang secara material memengaruhi cara kami memakai data yang sudah Anda berikan, kami menghubungi Anda, bukan mengandalkan Anda membaca ulang halaman ini.

Kebijakan ini menjelaskan ketentuan hukum Indonesia dan praktik kami sendiri. Ini bukan nasihat hukum untuk situasi Anda.